Как организовать переезд в Пачку

При переезде с одного мессенджера на другой, не всегда понятно, как организовать этот процесс так, чтобы сотрудники не бунтовали из-за нового сервиса. В этой статье расскажем, как совершить эволюцию, а не революцию при переходе на новый софт.

Если тестирование пройдено и сервис уже выбран, то нужно подготовить компанию и команду к переезду.

Подготовительный этап

Составьте план переезда. Он должен отвечать на несколько вопросов:

• Кто будет ответственным за переезд?
  • Определите команду или человека ответственного за переезд и распределите работы. Решите, кто будет описывать структуру чатов, а кто настраивать пространство.
• Переведете вы всех сотрудников разом или командами в новый сервис?
• Как долго будет работать старый мессенджер во время и после переезда?
  • В основном используют три стратегии перехода: старый сервис сразу прекращает работать; старое ПО продолжает работать параллельно с новым; работа частично переносится из одного сервиса в другой.
• Что должно быть в мессенджере, когда в нем начнут работать сотрудники?
  • Например: структура чатов, теги, интеграции, оформление пространства.
• В какие сроки вы хотите переехать?
• Какие процессы будут затронуты при переходе?
  • Сделайте список самых популярных сценариев из прошлого сервиса. Их можно заранее настроить в новом мессенджере или предупредить сотрудников об изменениях.

Расскажите команде о переезде

Никто не любит перемены, поэтому важно сообщить коллегам о причинах перехода, пользе, которую они могут получить от нового сервиса и том, как будет происходить процесс перехода.

Важно помнить, что часто успех переезда зависит от уверенности руководителей в его необходимости и в том, что он принесет пользу компании. Подключайте к процессу перехода руководителей команд. Они станут адептами изменений.

Опишите чаты, которыми пользуется компания

На этом этапе нужно составить список всех чатов, которые использует компания. Рекомендуем два способа, как это сделать.

Первый:

1. Составьте список отделов, команд и их рабочих чатов. Например, это могут быть команды программистов, дизайнеров или маркетологов.
2. Составьте список всех чатов, которые используют эти отделы и вся компания. Мы написали статью о том, как лучше называть чаты, можете найти ее тут.
3. Решите, в каком формате будет каждый чат. Например, в Пачке есть каналы, групповые беседы, и они могут быть закрытыми или открытыми.

Или второй вариант:

1. Создайте основную структуру общих чатов и дайте сотрудникам возможность самим создавать чаты и дополнять их структуру.

Подготовьте Пачку к переезду команды

Есть разные варианты, как это можно сделать.

Первый:

1. Зайдите в ваше пространство в Пачке. Если его еще нет, то зарегистрируйтесь по ссылке https://app.pachca.com/registration
2. Перейдите в раздел "Участники".
3. Создайте теги отделов/команд из списка, который составляли ранее. Для этого нужно открыть карточку участника, на верхней панели кликнуть на иконку с тремя точками → «Редактировать профиль». В поле «Теги» вписать название и нажать «Создать».
4. Заведите необходимые чаты и добавьте в каждый теги тех отделов, которые в них будут участвовать. Это смогут сделать и сами участники, когда вы их добавите в Пачку.

Второй:

Вы можете сделать импорт чатов и сотрудников из Slack. Разобраться в том, как работает эта функция можно в этой статье.

Переведите команду

И это можно сделать по-разному.

Первый вариант:

1. Пройдите в раздел настройки пространства, кликнув по названию в левом верхнем углу.
2. Откройте вкладку «Участники».
3. Нажмите на кнопку «Добавить участника» в правом верхнем углу.
4. Отправьте приглашения на почту или перешлите ссылку коллегам.
5. После добавления участников проставьте им необходимые теги.

Второй вариант:

Настройте интеграцию с вашей AD, чтобы сотрудники могли входить через SSO. Подробнее о возможностях SSO в Пачке тут.

Обучите сотрудников

Не просто сходу разобраться в новом сервисе. Для более мягкой адаптации проведите обучение сотрудников. Кстати, при переходе на Пачку мы проводим обучающие звонки для сотрудников компаний от 100+ пользователей.

Создайте общий чат с вопросами о новом сервисе. Он может стать базой знаний внутри компании, где сотрудники могут найти ответы или задавать новые вопросы о сервисе и получать ответы от ответственного за переезд сотрудника. Там же можно публиковать новости об обновлениях сервиса или интересных фичах.

Помочь освоиться команде в Пачке поможет эта статья.

Если следовать этому плану, то команда с большей вероятностью быстрее вольется в работу в новом сервисе и начнет использовать его преимущества в работе, что может увеличить эффективность работы компании.